La empresa

La primera Cafebrería el Péndulo, nace en la colonia Condesa, en mil novecientos noventa y dos a partir de una idea: ofrecer a la gente un espacio multidimensional, donde se combinaran los elementos que necesita el público inteligente y sensible: café, libros, discos música, video, cine y restaurante.

El café, se sirve a todas horas; en todas sus variedades; pretexto indispensable para encontrarse y dialogar, negociar, o simplemente descansar del ruido de la cuidad.

El Péndulo es una boutique de libros, los mejores títulos; del piso al techo y en las mesas de centro, donde fácilmente se puede alcanzar lo que se desea. Con un servicio especializado a través del cual los libreros, siempre atentos, dan, no sólo las recomendaciones adecuadas, sino el servicio necesario para que el cliente salga con el mejor sabor en las manos, es decir, el ejemplar favorito.

Cinco Péndulos existen ahora en diferentes puntos de la ciudad aunque cada uno tiene sus particularidades todos conservan el estilo que distingue a estas Cafebrerías.

El Concepto Cafebrería: término hibrido indica la combinación de café y librería muestra la originalidad del espacio. Éste en su interior está amueblado con mesas y equipales, pero sobre todo con las muy cotizadas salas donde todo mundo quiere sentarse.

La instalación

• Una vez analizada la estructura de datos de su software anterior se crearon los sistemas para hacer el traspaso de los mismos, de forma que la empresa no pierda la valiosa información acumulada durante años.
• La tecnología de Trevenque permite la instalación de GesLibPlus en remoto, lo que agiliza enormemente la implantación, ya que evita la pérdida de tiempo en los desplazamientos.
• La puesta en marcha de la nueva aplicación se realizó en horas, lo que se tradujo en que la empresa no tuviese que perder ni un minuto de trabajo.
• En cinco días todos los empleados trabajaban de forma absolutamente natural con la aplicación, lo que da idea de su facilidad de uso.
• La aplicación ha quedado preparada para su conexión a una librería online, de forma que pueda administrar tanto el catálogo de libros disponibles, como la recepción de los pedidos que puedan realizarse desde Internet.
• Cumple plenamente con el estándar SINLI (Sistema de Información Normalizada para el Libro), adoptado ya en varios países, entre ellos México recientemente.
• En cuanto a las actualizaciones, con GesLibPlus nunca son un problema, ya que el sistema de soporte se encarga de hacerlas cada vez que son necesarias, con lo que el empresario está seguro de disponer de una solución a la altura de sus exigencias.

La opinión del cliente

En palabras de Jacobo Asse, Gerente de El Péndulo, las 5 cosas de GesLibPlus que ayudan a una mejor gestión de nuestras librerías son:

“GesLibPlus permite una integración ágil y segura de varias tiendas, facilitando la unificación de una cadena de tiendas, pero admitiendo las particularidades de cada una.”

“Por estar diseñado específicamente para librerías, GesLibPlus se acomoda a las particularidades de este tipo de productos. Es el único programa que conozco que permite el manejo adecuado de consignaciones.”

“Excelente soporte técnico, con gente accesible de manera inmediata en todo momento.”

“GesLibPlus ha demostrado ser un programa muy robusto que evita las descomposturas y los daños a los datos. Cuenta también con un sistema de emergencia que permite trabajar incluso cuando hay problemas con las comunicaciones.”

“Por ser un programa muy completo facilita el manejo del proceso completo de los productos de la librería, desde los pedidos de los clientes, hasta el pago de las facturas.”

La empresa
El Grupo TROA inicia su andadura en el año 1951, para desarrollar un proyecto cultural de formación integral de la persona mediante el fomento de la lectura de libros de calidad.
En la actualidad TROA Librerías cuenta con veintidós librerías en toda España, a las que se sumarán próximamente una en la localidad madrileña de Getafe y otra en Badajoz.
Cuenta con:

• 58 años de experiencia como libreros profesionales
• Un profundo conocimiento bibliográfico que les permite prestar un
• Asesoramiento y Servicio personalizado
• Presencia en 15 ciudades españolas
• 22 librerías
• Más de 50.000 clientes

El reto
La necesidad fundamental de TROA era migrar a un sistema “específico” para la gestión de librerías que aportase fluidez en el trabajo diario y que fuese capaz de contemplar todas las peculiaridades de una cadena de ese volumen.
Además, otra dificultad añadida era el hecho de que el nuevo sistema debía de implementar, y en algunos casos mejorar, ciertos circuitos internos que ya tenían personalizados en su sistema actual.

Una vez analizados todos los requerimientos necesarios para abordar una operación de este tipo, el punto culminante era conseguir que el cambio de sistemas fuese, en la medida de lo posible, lo más transparente para los usuarios finales y que supusiera la mínima pérdida de tiempo posible.

El resultado
Tras un largo análisis de requisitos y definición de un plan de actuación, se comenzó la tarea del desarrollo y puesta a punto de GeslibPLUS para su implantación en TROA.

Todo este periodo de tiempo estuvo marcado por la fuerte y estrecha cooperación e implicación de los miembros designados por ambas empresas como responsables del proyecto; sin lo cual, hubiera sido imposible conseguir los objetivos marcados.

La consecuencia de todo lo anterior fue la implantación de GeslibPLUS y la puesta en marcha simultáneamente del sistema en las 22 librerías que actualmente posee TROA en el territorio nacional; o lo que es lo mismo: una noche cerraron las librerías trabajando con el sistema antiguo y al día siguiente todas empezaron a trabajar con GeslibPLUS.

Beneficios de la implantación

• Base de datos centralizada. Toda la información está en una única base de datos contra la que trabajan todas las librerías, por lo que esta información es accesible “in situ” por todo el mundo (evidentemente, sujeta a la seguridad definida por los responsables de TROA).
• Poder ejecutar procesos de forma centralizada ya que toda la información es accesible: facturación a clientes, cobros, pagos, etc.
• Sistematización de todos los procesos derivados de la relación entre las distintas tiendas: pedidos entre tiendas, traspasos de mercancía, etc.
• Pérdida mínima de información, ya que un punto importante de todo este proyecto era el traspaso de datos entre los dos sistemas.
• Disponibilidad en las librerías de servidores de backup para que, si fallan las comunicaciones, las ventas no se vean afectadas. Posteriormente esas ventas se traspasan a la central. Estos servidores se actualizan todos los días.
• Total trazabilidad de las operaciones realizadas por los más de 120 usuarios del sistema.
• Uso de nuevas funcionalidades que aporta GeslibPLUS (específicas del mundo del libro) y de las que carecía su sistema como es el sistema SINLI para la comunicación con los distribuidores y editoriales.
• Integración con el sistema actual de contabilidad.
• Integración con la WEB.
• Soporte online y sin “retardos”.
• Como cualquier otro cliente de GeslibPLUS, actualizaciones constantes que corrigen y amplían las funcionalidades de la aplicación.

Si estamos especialmente orgullosos de esta implantación es, básicamente, porque nuestro cliente ha podido realizar una migración muy compleja sin que el servicio a sus clientes se vea afectado y reduciendo al mínimo el impacto en el trabajo cotidiano de sus empleados.